Términos y Condiciones

Documento que regula el uso de la plataforma Validocus. Le recomendamos leerlo en su totalidad y, ante cualquier duda específica de su caso, consultar con un asesor legal de su confianza.

1. Aceptación de los términos

   El presente documento (en adelante, los "Términos") regula el acceso y uso de la plataforma Validocus, operada por la empresa Validocus, con domicilio principal en Medellín, Antioquia, Colombia. Al registrarse, contratar o utilizar cualquiera de los servicios ofrecidos a través de los dominios validocus.com, app.validocus.com y subdominios asociados, usted manifiesta haber leído, comprendido y aceptado íntegramente estos Términos, así como nuestra Política de Datos.

   Si actúa en representación de una persona jurídica, declara contar con facultades suficientes para obligarla. Si no está de acuerdo con alguna de las disposiciones aquí contenidas, le solicitamos abstenerse de usar la plataforma. Estos Términos constituyen un acuerdo vinculante entre usted (el "Usuario") y Validocus.

   El uso continuado del servicio después de la entrada en vigor de cualquier modificación a estos Términos implicará su aceptación. Consulte regularmente esta página para conocer la versión vigente.

2. Descripción del servicio

   Validocus es una plataforma SaaS B2B de firma electrónica que permite a empresas y profesionales firmar documentos electrónicos de manera remota, incorporando mecanismos de verificación de identidad como el video probatorio y el registro de hash criptográfico en la red blockchain pública Avalanche.

   El servicio se enmarca en la categoría de firma electrónica en los términos de la Ley 527 de 1999 y su Decreto Reglamentario 2364 de 2012, y no constituye una firma digital basada en certificados de entidad de certificación cerrada. La firma electrónica que produce Validocus es válida cuando cumple con los criterios de confiabilidad y apropiada para el propósito establecidos en la normativa colombiana.

   Validocus pone a disposición del Usuario las herramientas tecnológicas necesarias para gestionar el ciclo de firma; no actúa como notario, autoridad de certificación, ni asesor legal de las partes que firman.

3. Cuenta de usuario y responsabilidades

   Para utilizar el servicio, el Usuario debe crear una cuenta proporcionando información veraz, completa y actualizada. El Usuario es responsable de mantener la confidencialidad de las credenciales de acceso y de toda actividad realizada bajo su cuenta. Cualquier uso no autorizado debe ser notificado de inmediato a hello@validocus.com.

   El Usuario se compromete a (i) usar la plataforma únicamente con fines lícitos, (ii) no compartir credenciales con terceros no autorizados, (iii) mantener actualizada su información de contacto y facturación, y (iv) asegurar que los firmantes invitados a través de su cuenta tengan conocimiento y consientan el procesamiento de sus datos personales conforme a la Política de Datos.

   Validocus podrá suspender cuentas con indicios razonables de uso fraudulento, suplantación de identidad o incumplimiento de estos Términos, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

4. Uso aceptable y prohibiciones

   El Usuario se obliga a no utilizar Validocus para: (i) firmar documentos con contenido ilícito, fraudulento o que vulnere derechos de terceros; (ii) suplantar la identidad de otra persona; (iii) cargar archivos con malware, código malicioso o que comprometan la seguridad del servicio; (iv) realizar ingeniería inversa, descompilación o intentos de acceso no autorizado a la infraestructura; (v) revender, sublicenciar o explotar comercialmente el servicio sin autorización escrita previa.

   Asimismo, queda prohibido el uso del servicio para enviar comunicaciones no solicitadas (spam) en violación de la normativa de protección al consumidor o de habeas data, así como para procesar documentos que contengan información que el Usuario no esté legalmente autorizado a tratar.

   Validocus se reserva el derecho de investigar y reportar a las autoridades competentes cualquier uso que considere contrario a la ley colombiana o a las normas internacionales aplicables.

5. Documentos y firmas: validez legal

   Los documentos firmados a través de Validocus producen los efectos jurídicos propios de la firma electrónica conforme a la Ley 527 de 1999, su Decreto 2364 de 2012, y la jurisprudencia colombiana aplicable. La firma electrónica es considerada confiable cuando, mediante el método empleado, es posible identificar al firmante y la información firmada cuenta con integridad verificable.

   Para reforzar la evidencia probatoria, Validocus incorpora elementos adicionales: video del firmante manifestando consentimiento, captura de IP y metadatos temporales, hash SHA-256 del documento firmado anclado en la red Avalanche, y registro de auditoría inmutable. Estos elementos refuerzan el valor probatorio del documento, pero no sustituyen, cuando la normativa lo exija, la utilización de firma digital con certificado de entidad de certificación cerrada.

   Es responsabilidad del Usuario verificar que el tipo de documento que pretende firmar admite la modalidad de firma electrónica conforme a la ley colombiana. Existen actos para los cuales la legislación exige formalidades adicionales (por ejemplo, escritura pública). Validocus no se hace responsable por la inadmisibilidad probatoria de un documento cuando la causa sea la inobservancia, por parte del Usuario, de tales formalidades.

6. Propiedad intelectual

   El Usuario conserva la totalidad de los derechos de propiedad intelectual sobre los documentos, contenidos y datos que cargue, procese o firme a través de la plataforma. Validocus no adquiere titularidad alguna sobre el contenido del Usuario y únicamente lo procesa en cumplimiento del presente acuerdo y de la Política de Datos.

   Los derechos sobre la plataforma Validocus, incluidos software, código fuente, diseño, marcas, logotipos, manuales, documentación técnica y demás materiales, son y serán propiedad exclusiva de Validocus o sus licenciantes. El Usuario recibe una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para utilizar el servicio durante la vigencia del contrato.

   Queda prohibida la reproducción, distribución, modificación o creación de obras derivadas de la plataforma sin autorización escrita previa de Validocus.

7. Pagos, planes y reembolsos

   Validocus opera bajo un modelo de cobro por consumo (documentos y firmas), pagaderos mediante la pasarela ePayco. Los precios vigentes están publicados en la plataforma y pueden ser actualizados con notificación previa al Usuario. Los impuestos aplicables se adicionarán al precio en el momento de la facturación, conforme a la normativa tributaria colombiana.

   Salvo que la ley aplicable disponga lo contrario, no se otorgan reembolsos por consumo digital efectivamente realizado (firmas procesadas, documentos almacenados, evidencia generada). Validocus podrá, a su discreción y previa verificación, otorgar reembolso o crédito en cuenta cuando exista un error técnico documentado imputable a la plataforma que haya impedido la prestación del servicio contratado.

   El Usuario es responsable de mantener actualizados sus datos de facturación y de notificar oportunamente cualquier inconveniente con un cargo. Las disputas sobre cobros deben presentarse dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha del cargo respectivo.

8. Disponibilidad del servicio

   Validocus realiza esfuerzos comerciales razonables para mantener el servicio disponible de manera continua. No obstante, el servicio se ofrece bajo un esquema de mejor esfuerzo y no se garantiza disponibilidad ininterrumpida. Pueden presentarse interrupciones programadas para mantenimiento, así como interrupciones imprevistas por causas técnicas, de fuerza mayor o atribuibles a terceros proveedores de infraestructura.

   Validocus se reserva el derecho de modificar, suspender o discontinuar funcionalidades del servicio en cualquier momento, procurando notificar al Usuario con antelación razonable cuando se trate de cambios materiales.

   El Usuario acepta que la dependencia operativa de Validocus es exclusivamente la asociada al alcance descrito en estos Términos, sin que ello configure obligación de resultado distinta a las descritas expresamente.

9. Limitación de responsabilidad

   En la máxima medida permitida por la ley colombiana, la responsabilidad total y acumulada de Validocus frente al Usuario, por cualquier causa relacionada con el servicio, estará limitada al monto efectivamente pagado por el Usuario durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho que dio origen al reclamo.

   Validocus no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades comerciales, daño reputacional o cualquier perjuicio consecuencial, aun cuando hubiese sido advertida de la posibilidad de tales daños. Tampoco será responsable por hechos atribuibles a terceros (proveedores de infraestructura, redes de pago, redes blockchain públicas), fuerza mayor, caso fortuito o acciones u omisiones del propio Usuario o sus firmantes.

   Nada en esta cláusula limita la responsabilidad que, por norma imperativa de la ley colombiana, no pueda ser excluida o limitada contractualmente (por ejemplo, dolo o culpa grave).

10. Suspensión y terminación

    Validocus podrá suspender o terminar el acceso al servicio, total o parcialmente, en caso de (i) incumplimiento material de estos Términos, (ii) mora en el pago superior a treinta (30) días, (iii) detección de uso fraudulento, ilegal o que comprometa la seguridad de la plataforma, o (iv) orden de autoridad competente.

    El Usuario podrá terminar el contrato en cualquier momento solicitando la cancelación de su cuenta a través de los canales habilitados. La terminación no genera derecho a reembolso por consumo previamente realizado, y subsisten las obligaciones de pago pendientes a la fecha de terminación.

    Tras la terminación, Validocus conservará los documentos firmados y la evidencia probatoria asociada durante los plazos legales aplicables, conforme a lo descrito en la Política de Datos, para garantizar la integridad probatoria de las firmas realizadas.

11. Modificaciones a los términos

    Validocus podrá modificar estos Términos en cualquier momento. Los cambios materiales serán notificados al Usuario con una antelación mínima de treinta (30) días calendario, ya sea mediante aviso al correo electrónico registrado, publicación destacada en la plataforma, o ambos.

    Si el Usuario no está de acuerdo con las modificaciones, deberá abstenerse de seguir utilizando el servicio y podrá solicitar la cancelación de su cuenta antes de la entrada en vigor de los nuevos términos. El uso continuado del servicio después de la fecha de entrada en vigor de las modificaciones constituirá aceptación de las mismas.

    Los cambios menores, correcciones tipográficas o aclaraciones que no alteren materialmente los derechos y obligaciones de las partes podrán implementarse sin notificación previa, manteniendo siempre la versión vigente accesible en este enlace.

12. Confidencialidad y tratamiento de datos

    Validocus tratará la información del Usuario y de sus firmantes con estricta confidencialidad, implementando medidas técnicas y organizativas razonables para protegerla. El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de Datos, la cual forma parte integral de estos Términos.

    El Usuario, por su parte, se compromete a tratar como confidencial toda información de Validocus a la que tenga acceso con ocasión del servicio (precios particulares, métricas internas, información técnica), y a no divulgarla a terceros sin autorización escrita previa.

    Las obligaciones de confidencialidad sobreviven a la terminación del contrato por un plazo de cinco (5) años, salvo respecto de información que por ley deba conservarse por períodos superiores.

13. Ley aplicable y jurisdicción

    Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada o relacionada con los mismos será sometida a la jurisdicción ordinaria de los jueces competentes de la ciudad de Medellín, Antioquia, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponder.

    Las partes intentarán resolver de buena fe cualquier diferencia mediante negociación directa antes de acudir a la vía judicial. Si transcurridos treinta (30) días calendario desde la notificación formal de la controversia no se alcanza un acuerdo, cualquiera de las partes podrá acudir a la jurisdicción aquí pactada.

    Los integradores y usuarios que accedan al servicio desde jurisdicciones distintas a Colombia aceptan expresamente que la ley aplicable y el fuero pactado son los aquí establecidos, sin perjuicio de las normas imperativas de orden público de su país de residencia que resulten ineludibles.

14. Disposiciones generales

    Cesión. El Usuario no podrá ceder estos Términos ni los derechos derivados sin autorización escrita previa de Validocus. Validocus podrá ceder el contrato a una sociedad afiliada, sucesora o adquirente del negocio, previa notificación al Usuario.

    Divisibilidad. Si alguna disposición de estos Términos resulta inválida, ilegal o inejecutable, las demás disposiciones mantendrán su plena vigencia y efectos. La disposición afectada será reemplazada por una válida que refleje, en la mayor medida posible, la intención original de las partes.

    No renuncia. La omisión o demora en exigir el cumplimiento de cualquier disposición no constituirá renuncia al derecho respectivo. Notificaciones. Las notificaciones formales se realizarán al correo electrónico registrado por el Usuario o al correo hello@validocus.com de Validocus. Acuerdo íntegro. Estos Términos, junto con la Política de Datos y cualquier anexo expresamente referenciado, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes respecto del objeto del servicio.

15. Contacto

    Para cualquier consulta, reclamo o solicitud relacionada con estos Términos puede contactarnos a través de los siguientes medios:

    Validocus
    Medellín, Antioquia — Colombia
    Correo electrónico: hello@validocus.com
    Teléfono: +57 317 3025584

    Atenderemos su solicitud dentro de los plazos legales aplicables y, en cualquier caso, dentro de un plazo razonable conforme a la naturaleza de la consulta.